El propósito de la copia de seguridad es crear una copia de los datos que se pueden recuperar en caso de que se produzca un error de datos primarios. Los fallos de datos primarios pueden ser el resultado de fallos de hardware o software, daños en los datos o un evento causado por el ser humano, como un ataque malicioso (virus o malware) o la eliminación accidental de datos. Las copias de seguridad permiten restaurar los datos desde un momento anterior para ayudar a la empresa a recuperarse de un evento no planificado.

El almacenamiento de la copia de los datos en un medio separado es fundamental para protegerse contra la pérdida de datos primarios o la corrupción. Este medio adicional puede ser tan sencillo como una unidad externa o una memoria USB, o algo más importante, como un sistema de almacenamiento en disco, un contenedor de almacenamiento en cloud o una unidad de cinta. El medio alternativo puede encontrarse en la misma ubicación que los datos principales o en una ubicación remota. La posibilidad de eventos relacionados con el clima puede justificar la existencia de copias de datos en ubicaciones remotas.

Para obtener los mejores resultados, las copias de seguridad se realizan de forma constante y regular para minimizar la cantidad de datos perdidos entre los backups. Cuanto más tiempo transcurre entre las copias de backup, mayor será el potencial de pérdida de datos al recuperarse de una copia de seguridad. La retención de varias copias de datos proporciona el seguro y la flexibilidad para restaurar hasta un momento no afectado por daños en los datos o ataques malintencionados.